Hai Điều Khác Nhau Được Gọi Là “Giám định”
Một tổ chức giám định tư nhân (SGS, Bureau Veritas, Intertek, Cotecna, hoặc một giám định viên địa phương) được người mua hoặc người bán thuê, theo hợp đồng mua bán, để kiểm tra một lô hàng cụ thể theo phạm vi đã thỏa thuận. Tổ chức này không có thẩm quyền quản lý — báo cáo của họ chỉ tốt bằng phạm vi mà họ được hướng dẫn kiểm tra.
Riêng biệt, một số nhóm hàng nông sản phải chịu giám định bắt buộc trước khi xếp hàng theo Đạo luật Kiểm soát Chất lượng và Giám định Xuất khẩu năm 1963 của Ấn Độ, do Export Inspection Council (EIC) quản lý thông qua các Export Inspection Agencies (EIA) khu vực. Phạm vi áp dụng đã thu hẹp qua nhiều năm khi nhiều nhà xuất khẩu chuyển sang hệ thống kiểm soát chất lượng nội bộ được công nhận, vì vậy liệu một sản phẩm và quốc gia mua hàng cụ thể có hiện đang yêu cầu chứng nhận EIA hay không — hoặc đủ điều kiện được miễn — cần được xác nhận với EIC trước khi bắt đầu đóng gói, chứ không phải suy đoán từ một lô hàng trước đó.
Không Cái Nào Thay Thế Cái Kia
Một báo cáo SGS sạch không miễn trừ một mặt hàng thuộc diện thông báo khỏi chứng nhận EIA. Chứng nhận EIA không bao gồm các kiểm tra riêng của người mua (nhãn đóng gói, tình trạng container, quy trình lấy mẫu đã thỏa thuận) mà một tổ chức tư nhân được hướng dẫn xác minh. Hãy ký hợp đồng cho cả hai khi cả hai đều áp dụng.
Một Tổ chức Tư nhân Thực sự Kiểm tra Gì Khi Xếp Hàng
Phạm vi là bất cứ điều gì mà hóa đơn chiếu lệ hoặc hướng dẫn giám định quy định — không phải một tiêu chuẩn ngành cố định. Đối với các lô hàng gạo, gia vị và đậu, các kiểm tra mà người mua thường yêu cầu bao gồm:
- Tình trạng container và niêm phong trước và sau khi đóng hàng, kèm ảnh chụp và số niêm phong được ghi lại đối chiếu với vận đơn
- Xác minh trọng lượng tịnh/tổng so với phiếu đóng gói, bằng cách cân mẫu hoặc kiểm tra đầy đủ bằng cân cầu nếu được yêu cầu
- Lấy mẫu theo một quy trình được nêu tên (ví dụ ISO 950 đối với ngũ cốc, hoặc một phương pháp do người mua chỉ định), được thử nghiệm theo các thông số trong quy cách đã được phê duyệt — độ ẩm, tạp chất, tỷ lệ vỡ, tạp trộn hoặc các chỉ tiêu khác tùy sản phẩm
- Nhãn đóng gói, ghi nhãn và số lượng thùng/bao được đối chiếu với hóa đơn thương mại
Những Gì Không Được Bao Phủ
Báo cáo trước khi xếp hàng xác nhận phần đã lấy mẫu, tại thời điểm và địa điểm đã nêu, theo phạm vi được hướng dẫn — không hơn không kém. Báo cáo này không:
- Đảm bảo tình trạng sau khi xếp hàng, vận chuyển hoặc chuyển tải, trừ khi một dịch vụ riêng biệt về giám sát đóng hàng container hoặc theo dõi vận chuyển cũng được ký hợp đồng
- Bao phủ toàn bộ container trừ khi việc giám định toàn bộ (không phải lấy mẫu thống kê) được yêu cầu và báo giá cụ thể
- Thay thế giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận hun trùng, hoặc giấy chứng nhận sức khỏe theo yêu cầu riêng của điểm đến — đây là các tài liệu riêng biệt do các cơ quan cấp riêng biệt
- Giải quyết sự khác biệt về chứng từ theo Thư tín dụng — ngân hàng kiểm tra chứng từ, không phải hàng hóa (xem hướng dẫn LC so với TT của chúng tôi)
Lựa chọn Giữa SGS, Bureau Veritas, Intertek và Cotecna
Đối với giám định trước khi xếp hàng tiêu chuẩn cho hàng nông sản, bốn tổ chức toàn cầu lớn cung cấp phạm vi cốt lõi nhìn chung có thể so sánh được. Những khác biệt thực tế quan trọng đối với người mua là:
| Yếu tố | Cần kiểm tra gì trước khi chỉ định một tổ chức |
|---|---|
| Phạm vi văn phòng địa phương | Tổ chức có chi nhánh hoặc nhà thầu phụ được phê duyệt gần cảng xếp hàng và cảng nhận hàng của người mua hay không, để báo cáo nhất quán ở cả hai đầu |
| Thời gian ra báo cáo | Khung thời gian tiêu chuẩn so với khẩn cấp, và liệu có báo cáo sơ bộ được phát hành trước bản sao cuối cùng đã ký hay không |
| Quy trình được nêu tên | Xác nhận tổ chức sẽ thử nghiệm theo các phương pháp lấy mẫu và thử nghiệm được nêu tên trong hợp đồng của bạn, chứ không phải mặc định chung chung |
| Phân bổ chi phí | Ai thanh toán (người mua, người bán, hoặc chia sẻ), và liệu việc tái giám định sau hành động khắc phục có bị tính phí riêng hay không |
Việc nêu tên một tổ chức cụ thể, thay vì để ngỏ, tránh được tranh chấp sau này về ý nghĩa của “một tổ chức giám định được công nhận quốc tế”.
Cách Quy định Trong Hợp đồng Của Bạn
Một điều khoản giám định thực sự bảo vệ cả hai bên sẽ nêu tên, trong hóa đơn chiếu lệ hoặc hợp đồng mua bán:
- Tổ chức (nêu tên), địa điểm và giai đoạn giám định (trước khi đóng hàng, tại CFS, hoặc tại cảng), và ai chịu chi phí
- Tiêu chuẩn lấy mẫu và các thông số chính xác cần thử nghiệm, gắn với mẫu đã được phê duyệt và bảng quy cách — không phải một tham chiếu chung chung đến “chất lượng tốt”
- Cơ sở đạt/không đạt: dung sai nào kích hoạt việc từ chối, chấp nhận một phần, hoặc điều chỉnh giá, và ai là người quyết định
- Việc lưu giữ mẫu đối chứng — trong bao lâu, bởi ai, và có sẵn cho bên nào trong trường hợp có tranh chấp sau này
Đọc Báo cáo
Trước khi chấp nhận một báo cáo là đáp ứng hợp đồng, hãy kiểm tra xem báo cáo có thể hiện: tên pháp nhân chính xác khớp với hợp đồng mua bán; số container và niêm phong khớp với vận đơn; tham chiếu mẫu gắn với mẫu đối chứng được lưu giữ; phương pháp thử nghiệm được nêu tên (không chỉ là một kết quả); chữ ký, ngày tháng và địa điểm của giám định viên; và bất kỳ sự không phù hợp nào được ghi nhận kèm theo tuyên bố rõ ràng liệu nó có được miễn trừ hay không, và bởi ai.